Ziemia Żywiecka 2025-01-22

Bądź na bieżąco

Automatyzacja procesów księgowych. Elektroniczny obieg dokumentów

2021-10-01 12:14:48 Artykuł Partnera 1344

Sprawne funkcjonowanie działu księgowego będzie niezbędne, żeby przedsiębiorstwo mogło działać bez problemów i generowało zyski. Jest to ważne nie tylko z punktu widzenia działania, jak i usprawnienia operacji w danej firmie, ale też minimalizowania ryzyka. Dlatego też tak ważna jest w tymże obszarze przedsiębiorstwa dobra organizacja, dyscyplina, jak i optymalnie dobrane narzędzia. Jednym z nich jest elektroniczny obieg dokumentów, którego działanie postaramy się omówić w poniższym artykule.

saldeo

Jak usprawnić pracę księgowych w firmie?

Dobrze wybrane oprogramowanie może wspomóc osoby, które pracują w księgowości w zautomatyzowaniu wielu różnych procesów. W efekcie ponosi się ich efektywność, czego zaś skutkiem jest mniejsza ilość pracy manualnej i mniejsza ilość błędów. W końcu z brakiem czasu musi zmierzyć się każda osoba pracująca w księgowości, tym bardziej jeśli konieczne jest domknięcie budżetu. Stres związany z terminami, praca po godzinach, jak i nieubłagane powtarzanie zadań są wyzwaniami, z którymi może ułatwić się zmierzyć system elektronicznego obiegu dokumentacji księgowej. 

Elektroniczny system obiegu dokumentacji księgowej pozwala na przechowywanie, przetwarzanie, tworzenie dokumentacji, jak i zarządzanie zarówno nią, jak i komunikowaniem się między wszelkimi zaangażowanymi w to osobami. Zasypywane różnymi wiadomościami mailowe skrzynki przestają już być nam potrzebne, zaś wiadomości są grupowane automatycznie, etykietowane i stają się łatwo dostępne w przejrzystym dla nas panelu. 

Dokumenty firmowe w chmurze: czy to bezpieczne?

Warto podkreślić, iż przechowywanie dokumentacji firmowej w chmurze, jest całkowicie bezpieczne. Tego typu rozwiązanie będzie nie tylko wygodne, bowiem podczas ładowania się plików nierzadko towarzyszą nam usprawnienia co do katalogowania oraz przyjazny interfejs, ale chroni przede wszystkim dane firmowe. Kwestie bezpieczeństwa danych zgromadzonych w chmurze poruszane są cały czas - i bardzo dobrze, bowiem ostatecznie to nie właściciele firm, zaś usługodawcy posiadają dostęp fizyczny do serwerów. Zanim wybierzemy konkretnego dostawcę, warto abyśmy się upewnili, iż nasze dane będą przetwarzane w zgodzie z UODO/RODO. Przechowanie dokumentacji firmowej na serwerach, które nie stosują tychże regulacji, może ponosić ze sobą zagrożenie ich naruszenia. Zawsze istnieje także opcja katastrofy naturalnej, awarii albo włamania. Niemniej jednak, dokładnie to samo spotkać może także hardware firmowy. Różnica polegać będzie na tym, iż firmy dostarczające chmur stosują znacznie bardziej wyszukane sposoby na ochronę, ściśle procedury co do postępowania w wypadku pojawienia się sytuacji, które zagrażają utraceniem danych i mają zwykle parę oddalonych od siebie serwerowni, na których to przechowuje się kopie plików, na wypadek ingerencji tak zwanej siły wyższej. 

W jaki sposób zautomatyzować obieg dokumentów w firmie?

Wdrożenie elektronicznej dokumentacji w księgowości swojej firmy, winno zostać poprzedzone odpowiednim researchem odnośnie tematyki dostawców oraz konkretnych rozwiązań, tak żeby w możliwie w jak największym stopniu dobrać system do potrzeb danej organizacji. Nie mamy przecież ochoty na wydawanie ogromu pieniędzy na poczet produktu, który rozczaruje nas po paru pierwszych latach działania w firmie. Dokonując selekcji dostawców, warto poddać sprawdzeniu chociażby referencje dla wybranego oprogramowania, jak również to, czy dane przedsiębiorstwo IT oferuje nam posprzedażowe wsparcie. Zalecamy też, aby zasięgnąć wiedzy, czy nie posiadamy opcji dofinansowania takiej inwestycji chociażby ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, które przeznaczone są na informatyzację działalności firmowych. 

Wskazane będzie także przygotowanie wewnętrzne w firmie, czyli poddanie analizie tego, w jaki sposób przebiegał jak dotąd przepływ dokumentacji księgowej, mocnych oraz słabych stron tegoż procesu, jak i wybranych problemów, które są z tym związane. Co to nam może dać? Umożliwi to zdefiniowanie naszych potrzeb i przyszłych celów. 

Samo wdrażanie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją księgową, trwa na ogół znacznie krócej, aniżeli proces implementacji funkcjonalności z innego obszaru. Jeżeli oprogramowanie nie będzie wymagało customizacji, to jego wdrażanie potrawce może od kilku tygodni, nawet do paru miesięcy. 

Elektroniczny obieg dokumentacji księgowej wdrażamy poprzez zainstalowanie standardowego oprogramowania, które później należy sparametryzować pod wybrane przedsiębiorstwo. Później odbywa się migracja wszystkich danych, testy systemu oraz w rezultacie - szkolenie wszystkich użytkowników. 

Kopiowanie materiałów dozwolone pod warunkiem podania źródła: zywiec.super-nowa.pl